KI-WhatsApp-Assistent für Immobilienmakler und Verwaltungen
Ein KI-WhatsApp-Assistent beantwortet wiederkehrende Fragen, stellt Qualifizierungsfragen und bereitet Termine vor, auch außerhalb der Bürozeiten. Sobald ein Gespräch persönlich werden soll, übergibt er strukturiert an Ihr Team und dokumentiert alles im CRM.
- Wiederkehrende Fragen zu Objekten und Abläufen in Ihrem Ton beantworten, auch abends und am Wochenende
- Interessenten nach Ihren Kriterien qualifizieren und Termine vorbereiten
- Gespräche mit Verlauf an Mitarbeiter übergeben und im CRM festhalten
Wo die Kommunikation per Messenger hakt
Interessenten erwarten heute Antworten in dem Kanal, den sie ohnehin täglich nutzen. Im Büro wird WhatsApp jedoch oft nebenbei und auf privaten Geräten bedient. Dadurch entstehen Wartezeiten, verstreute Verläufe und Anfragen, die nie im CRM ankommen.
Antworten bleiben liegen
Nachrichten kommen während Besichtigungen oder nach Feierabend an. Je länger die Antwort dauert, desto eher wendet sich der Interessent anderen Angeboten zu.
Immer dieselben Fragen
Ist das Objekt noch frei, wie hoch sind die Nebenkosten, wann ist Besichtigung? Solche Fragen wiederholen sich täglich und binden Zeit.
Verläufe außerhalb des CRM
Gespräche liegen auf einzelnen Smartphones. Kollegen sehen den Stand nicht, und bei Urlaub oder Wechsel geht Wissen verloren.
Unklare Qualifizierung
Ohne feste Fragen weiß das Team oft nicht, ob ein Interessent finanzierbar, ernsthaft und terminbereit ist. Besichtigungen werden dadurch schlechter vorbereitet.
So arbeitet ein KI-WhatsApp-Assistent im Immobilienalltag
Ein KI-WhatsApp-Assistent ist eine Software, die Nachrichten über die WhatsApp Business Platform entgegennimmt, auf Basis freigegebener Informationen antwortet und Gespräche strukturiert an Menschen übergibt. Er unterstützt die Erreichbarkeit, ersetzt aber nicht die persönliche Beratung.
Wir entwickeln den Assistenten individuell abgestimmt auf Ihre Objekte, Abläufe und Ihre Tonalität. Er greift nur auf Informationen zu, die Sie freigeben, etwa Objektdaten, Besichtigungsregeln und häufige Fragen. Individuelle Gesprächsabläufe legen fest, welche Fragen zur Qualifizierung gestellt werden, etwa zu Budget, Zeitrahmen und Finanzierungsstand. Außerhalb der Bürozeiten nimmt er Anliegen auf und kündigt eine persönliche Rückmeldung an. Möchte ein Interessent mit einem Menschen sprechen oder weicht die Anfrage vom Standard ab, übergibt der Assistent sofort mit dem bisherigen Verlauf. Die Ergebnisse werden als strukturierte Notiz im CRM abgelegt, sodass jeder Kollege den Stand sieht. Der Betrieb setzt eine WhatsApp-Business-Plattform voraus, die in der Regel über einen Anbieter eingerichtet wird, und Interessenten müssen der Kommunikation zugestimmt haben.
- Beantwortung wiederkehrender FragenVerfügbarkeit, Kosten, Ablauf und Unterlagen werden aus freigegebenen Informationen beantwortet, in Ihrem Ton.
- Qualifizierung von InteressentenDer Assistent stellt Ihre Kriterien nacheinander im Gespräch und bereitet die Antworten für den Vertrieb auf.
- TerminvorbereitungBesichtigungswünsche werden aufgenommen, Erinnerungen versendet und Rückfragen vor dem Termin geklärt.
- Übergabe an MitarbeiterAuf Wunsch des Interessenten oder bei Sonderfällen wechselt das Gespräch mit Verlauf und Zusammenfassung zu einer Person Ihres Teams.
- CRM-DokumentationGesprächsergebnisse, Qualifizierungsdaten und Terminwünsche werden strukturiert im CRM abgelegt.
- Individuelle GesprächsabläufeAbläufe lassen sich je Objekttyp, Zielgruppe oder Anlass gestalten, etwa für Miete, Kauf oder Bewertung.
- Betrieb außerhalb der BürozeitenNachrichten am Abend und am Wochenende werden aufgenommen, und das Team sieht am nächsten Arbeitstag den Stand.
KI-WhatsApp-Assistent ausprobieren
Eine vereinfachte Simulation mit Beispieldaten – so können Sie den Ablauf nachvollziehen, bevor wir über Ihre Systeme sprechen.
Wählen Sie unten eine Interessentenfrage aus.
Erfasste Angaben
- Anliegen
- –
- Objekt
- –
- Frage
- –
- Terminwunsch
- –
Hinweis: Nachrichten an Interessenten setzen ein Opt-in voraus. Außerhalb eines laufenden Dialogs sind in der Regel vorab freigegebene Vorlagen-Nachrichten nötig.
So sieht der Einsatz im Alltag aus
Nachricht zum Inserat am Wochenende
Ein Interessent schreibt am Samstagabend zu einer Wohnung und fragt nach Verfügbarkeit und Nebenkosten. Das Büro ist erst am Montag wieder besetzt.
- Der Assistent begrüßt, weist auf den KI-Einsatz hin und beantwortet die Fragen aus freigegebenen Daten.
- Er fragt Einzugszeitpunkt, Haushaltsgröße und Finanzierungsstand ab.
- Er schlägt Besichtigungsfenster vor und nimmt den Wunsch auf.
- Das Team erhält am Montag eine strukturierte Notiz im CRM.
Ergebnis: Der Interessent bekommt sofort eine Antwort, und das Team startet am Montag mit Vorwissen.
Terminvorbereitung vor der Besichtigung
Für eine Besichtigung am nächsten Tag fehlen noch Angaben und Unterlagen. Die Teilnehmer haben Fragen zur Anfahrt.
- Der Assistent sendet eine Erinnerung mit Adresse und Treffpunkt.
- Er fragt fehlende Angaben wie Teilnehmerzahl und Kontaktdaten ab.
- Er beantwortet Fragen zu Parken und Ablauf aus Ihren Vorgaben.
- Absagen und Verschiebungen werden dem Team gemeldet.
Ergebnis: Besichtigungen sind besser vorbereitet, und Änderungen erreichen das Team frühzeitig.
Übergabe an den Makler
Ein Interessent stellt eine Frage zu einer Sonderregelung im Kaufvertrag. Das übersteigt, was der Assistent beantworten darf.
- Der Assistent erkennt, dass die Frage außerhalb der freigegebenen Auskünfte liegt.
- Er teilt mit, dass ein Mitarbeiter übernimmt.
- Der Gesprächsverlauf wird mit einer Zusammenfassung an die zuständige Person übergeben.
- Der Makler antwortet persönlich im selben Chat.
Ergebnis: Der Interessent muss nichts wiederholen, und heikle Fragen landen bei einem Menschen.
Der Ablauf Schritt für Schritt
Kanal und Voraussetzungen klären
Wir prüfen, ob eine WhatsApp-Business-Plattform über einen Anbieter eingerichtet werden kann, und klären Rufnummer, Profil und Einwilligungswege.
Auskünfte und Grenzen festlegen
Gemeinsam definieren wir, welche Fragen beantwortet werden dürfen und welche Anliegen ausnahmslos an Mitarbeiter gehen.
Gesprächsabläufe gestalten
Aus Ihren Qualifizierungsfragen entstehen individuelle Abläufe mit Tonalität, Vorlagen und Abschlusstexten.
CRM und Übergabe anbinden
Verläufe, Notizen und Kontaktdaten werden in Ihr CRM übertragen, und Übergaben an Mitarbeiter werden mit Zuständigkeiten hinterlegt.
Testen und nachschärfen
Vor dem Echtbetrieb werden Testgespräche geführt. Danach werten wir reale Verläufe aus und verbessern Antworten und Abläufe.
Mögliche Systemanbindungen
Ob und wie eine Anbindung möglich ist, hängt von Schnittstelle, Lizenz und Zugriffsrechten ab und wird im Projekt geprüft.
- WhatsApp Business Platform
- WhatsApp-Anbieter (BSP)
- onOffice
- FLOWFACT
- Propstack
- Make
- n8n
- Kalender
Verantwortungsvoll einsetzen – und ehrlich über Grenzen sprechen
Bei WhatsApp-Kommunikation werden personenbezogene Daten verarbeitet, und die Plattform wird von einem Anbieter mit Verarbeitung außerhalb der EU betrieben. Wir klären die Voraussetzungen vor dem Start und stimmen sie mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.
Datenschutz und Kontrolle
- Die Kommunikation setzt eine Einwilligung oder Rechtsgrundlage voraus, und der Einstieg wird entsprechend gestaltet.
- Außerhalb des 24-Stunden-Fensters sind nur freigegebene Vorlagen-Nachrichten zulässig, die wir mit Ihnen definieren.
- Interessenten werden zu Beginn darüber informiert, dass sie mit einem KI-System schreiben.
- Der Assistent nutzt nur freigegebene Informationen und übergibt bei Unsicherheit an Menschen.
- Aufbewahrungsfristen und Löschkonzepte für Verläufe legen wir mit Ihnen fest.
Grenzen und Voraussetzungen
- Drittlandtransfer und Auftragsverarbeitung bei Plattform und Anbieter müssen vor dem Einsatz rechtlich geprüft werden.
- Ohne Einwilligung dürfen Interessenten nicht proaktiv per WhatsApp beworben werden.
- Der Assistent gibt keine Rechts-, Finanzierungs- oder Wertauskünfte.
- Eine bestimmte Antwortqualität oder Anfragewirkung lässt sich nicht zusichern.
Genannte Systeme sind Beispiele für mögliche Anbindungen, keine bestehenden Partnerschaften oder fertigen Integrationen (Details zu Integrationen). Alle Hinweise sind allgemeine Informationen und keine Rechtsberatung; die datenschutz- und KI-rechtliche Bewertung (z. B. DSGVO, EU AI Act) richtet sich nach dem konkreten Einsatz und sollte mit Ihrer Datenschutzbeauftragten bzw. Ihrem Datenschutzbeauftragten geklärt werden. Es werden keine Zertifizierungen oder Compliance-Garantien zugesagt.
Häufige Fragen zu KI-WhatsApp-Assistent
Was ist für den Start mit WhatsApp nötig?
Es braucht Zugang zur WhatsApp Business Platform, der in der Regel über einen Business Solution Provider eingerichtet wird. Dazu kommen eine geeignete Rufnummer, ein Unternehmensprofil und geklärte Einwilligungswege. Wir begleiten Sie bei der Auswahl und Einrichtung.
Darf der Assistent Interessenten von sich aus anschreiben?
Nur mit Einwilligung. Schreibt ein Interessent zuerst, gilt ein 24-Stunden-Fenster für freie Antworten. Außerhalb dieses Fensters sind ausschließlich von WhatsApp freigegebene Vorlagen-Nachrichten möglich. Werbliche Nachrichten setzen eine ausdrückliche Einwilligung voraus.
Wie wird der Datenschutz berücksichtigt?
Wir klären Rechtsgrundlage, Auftragsverarbeitung und mögliche Drittlandübermittlungen vorab und dokumentieren die Ergebnisse. Eine verbindliche rechtliche Bewertung erfolgt durch Ihre Datenschutzberatung. Wir gestalten den Ablauf so, dass er sich sauber prüfen lässt.
Was passiert, wenn der Assistent eine Frage nicht beantworten kann?
Er erfindet keine Antwort, sondern erklärt, dass ein Mitarbeiter übernimmt. Gleichzeitig wird der Gesprächsverlauf mit Zusammenfassung an die zuständige Person übergeben. Welche Themen immer an Menschen gehen, legen Sie fest.
Lässt sich der Assistent an unser CRM anbinden?
Eine Anbindung an gängige Immobilien-CRM ist je nach Schnittstelle möglich, etwa über Make, n8n oder eine direkte API. Wir prüfen vorab, welche Daten übertragen werden können. Individuell abgestimmt auf Ihre Systeme legen wir fest, was im CRM dokumentiert wird.
Kann der Assistent mehrere Gesprächsabläufe parallel bedienen?
Ja, Abläufe lassen sich nach Anlass trennen, etwa für Mietinteressenten, Kaufinteressenten, Bewertungsanfragen oder Mieteranliegen. Jeder Ablauf hat eigene Fragen, Antworten und Übergabeknoten. Neue Abläufe können später ergänzt werden.
Wissen Interessenten, dass sie mit einer KI schreiben?
Ja, wir gestalten den Einstieg transparent und weisen zu Beginn auf den KI-Einsatz hin. Jederzeit kann ein Gespräch an einen Menschen übergeben werden. Das schafft Vertrauen und entspricht den Transparenzanforderungen für den Einsatz von KI im Kundenkontakt.
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Erreichbar auf dem Kanal Ihrer Interessenten
Wir entwickeln einen WhatsApp-Assistenten, der zu Ihren Objekten, Abläufen und Systemen passt. Sprechen Sie uns an, wir klären die Voraussetzungen mit Ihnen.