AI Office: KI-Backoffice für Immobilienmakler und Verwaltungen
FotoEstate AI Office baut ein intelligentes digitales Backoffice für Ihr Unternehmen auf. KI-Telefonassistent und Chatbot nehmen Anliegen entgegen, Leadqualifizierung, CRM-Automatisierung und Terminprozesse sorgen für Ordnung, Follow-up und Workflows halten Vorgänge in Bewegung. Eine laufende Optimierung stellt sicher, dass die Abläufe zu Ihrem Alltag passen. Sie starten mit den Abläufen, die im Alltag am meisten Zeit binden, und bauen darauf auf. Alle Assistenten arbeiten nach Regeln, die Sie festlegen und jederzeit anpassen lassen können.
Preisorientierung
299–999 € netto pro Monat zzgl. Einrichtung
Preisorientierung zuzüglich individueller Einrichtung, abhängig von Umfang und Systemen. Der endgültige Preis wird im individuellen Angebot festgelegt.
- KI-Telefonassistent
- KI-Chatbot
- CRM-Automatisierung
- Terminprozesse
- Leadqualifizierung
- Follow-up-Automatisierung
Routine bremst das Kerngeschäft
In Maklerbüros und Verwaltungen verschlingen Telefon, Terminabstimmung, Nachfassen und Datenpflege einen großen Teil des Tages. Viele dieser Aufgaben folgen festen Mustern und lassen sich strukturieren. Wer sie systematisch unterstützt, gewinnt Zeit für die Arbeit, die Kunden wirklich schätzen. Viele Büros haben dafür bereits Werkzeuge, nutzen sie aber nicht durchgängig, weil Anrufe, Portalanfragen und Nachrichten an verschiedenen Stellen eingehen. Ein abgestimmtes Backoffice verbindet diese Wege.
Verpasste Anrufe
Während Besichtigungen und Terminen bleibt das Telefon unbesetzt, und Anrufer versuchen es selten erneut. Dazu kommen Rückrufe, die später nicht zugeordnet werden, weil Name oder Anliegen unklar geblieben sind. Das Anliegen geht verloren, bevor es bearbeitet wird.
Manuelle Datenpflege
Kontaktdaten und Gesprächsnotizen werden von Hand ins CRM übertragen oder gehen verloren. Fehler schleichen sich ein, wenn Nummern, Adressen oder Wünsche abgetippt werden, und im Team arbeiten Kollegen mit unterschiedlichem Stand.
Terminchaos
Abstimmung per E-Mail und Telefon kostet Zeit und führt zu Doppelungen, Ausfällen und Rückfragen. Gerade Verwaltungen verhandeln Termine mit Mietern, Handwerkern und Eigentümern. Jede Verschiebung löst weitere Nachrichten aus.
Vergessenes Nachfassen
Interessenten und Eigentümer werden nicht rechtzeitig kontaktiert, weil Erinnerungen fehlen. Ob nach einer Besichtigung nachgefasst wird oder ein Eigentümer nach einem Gespräch eine Rückmeldung erhält, hängt von der Tagesform des Teams ab.
Was FotoEstate AI Office enthält
Jeder Bestandteil ist einzeln beschrieben. Der genaue Umfang wird im Angebot auf Ihr Vorhaben abgestimmt.
KI-Telefonassistent
Der Assistent nimmt Anrufe entgegen, weist auf sein KI-System hin, erfasst Anliegen und leitet nach Ihren Regeln weiter. Gesprächszusammenfassungen gehen strukturiert an Ihr Team. Typische Abläufe sind die Aufnahme von Besichtigungswünschen, die Weitergabe dringender Anliegen und das Hinterlassen einer Nachricht. Welche Informationen erfasst werden, legen wir vorab fest.
KI-Chatbot
Auf Website oder Landingpage beantwortet der Chatbot häufige Fragen aus freigegebenen Informationen und nimmt Anfragen auf. Bei Sonderfällen übergibt er an Menschen. Er kann etwa Öffnungszeiten, Ablauf von Besichtigungen oder Informationen zu einem Objekt nennen, sofern Sie diese freigeben. Verlauf und Kontaktdaten gelangen in Ihr CRM.
CRM-Automatisierung
Kontakte, Anfragen und Gesprächsnotizen werden automatisch angelegt und zugeordnet, individuell abgestimmt auf Ihr CRM. Das spart Datenpflege und sorgt für einen gleichen Stand im Team. Dazu zählen das Anlegen neuer Kontakte, das Zuordnen zu Objekten oder Vorgängen und das Ablegen von Zusammenfassungen. Dubletten und Datenqualität prüfen wir bei der Einrichtung.
Terminprozesse
Besichtigungs- und Beratungstermine werden vorbereitet, bestätigt und erinnert. Interessenten wählen Zeitfenster, Ihr Team behält die Entscheidung. Das Verschieben und Absagen von Terminen lässt sich vereinfachen, indem Interessenten dafür einen Link oder Hinweis erhalten. Kalendersysteme binden wir nach Absprache an.
Leadqualifizierung
Anfragen werden nach Ihren Kriterien strukturiert eingeordnet. Sie sehen auf einen Blick, welche Anliegen zeitnah Aufmerksamkeit brauchen. Die Kriterien legen Sie fest, etwa Dringlichkeit, Anliegen oder Objektbezug. Die Einordnung ist eine Hilfe zur Priorisierung, keine Bewertung der Person.
Follow-up-Automatisierung
Nachfass-Nachrichten, Erinnerungen und Rückfragen werden zu festgelegten Zeitpunkten ausgelöst. Kein Kontakt bleibt liegen, weil jemand vergessen hat nachzuhaken. Typisch sind Erinnerungen an Rückrufe, Nachrichten nach Besichtigungen oder Hinweise bei offenen Vorgängen. Inhalt und Zeitpunkt sind regelbasiert und von Ihnen freigegeben.
Workflow-Automatisierung und laufende Optimierung
Wiederkehrende interne Abläufe wie Weiterleitungen, Aufgaben und Benachrichtigungen werden automatisiert. Regelmäßig prüfen wir gemeinsam, was funktioniert, und verbessern die Abläufe. Beispiele sind Aufgaben für zuständige Personen, Benachrichtigungen bei neuen Anfragen oder Statusänderungen im CRM. Die Optimierung beruht auf Rückmeldungen Ihres Teams und den Daten Ihrer Abläufe.
Leistungsumfang im Detail
- Umfang der Kanäle, Regeln und Automatisierungen wird individuell im Angebot festgelegt.
- KI-Assistenten weisen auf ihre Natur als KI hin und übergeben bei Bedarf an Menschen.
- Die Anbindung an CRM und Kalender erfolgt individuell abgestimmt auf Ihre Systeme, die Machbarkeit klären wir vorab.
- Hinweise zu Datenschutz und Gesprächsaufzeichnung stimmen Sie mit Ihrer Datenschutzberatung ab.
- Fachliche und rechtliche Entscheidungen verbleiben bei Ihrem Team.
- Das Paket besteht aus einer Einrichtung und einer laufenden monatlichen Betreuung.
- Dringende oder sensible Anliegen leiten die Assistenten nach Ihren Regeln an Menschen weiter.
- Was automatisiert wird, entscheiden Sie. Aufgaben, die persönliche Beratung erfordern, bleiben bewusst bei Ihrem Team.
Mögliche Zusatzleistungen
- KI-WhatsApp-Assistent
Kommunikation über einen zusätzlichen Kanal, den viele Kontakte gern nutzen. Geeignet für Kontakte, die lieber schreiben als telefonieren. Einwilligung und Hinweise zum Kanal stimmen wir mit Ihnen ab. - Dokumentenprozesse
Eingehende Unterlagen werden erkannt, sortiert und dem richtigen Vorgang zugeordnet. Hilft, wiederkehrende Eingänge wie Nachweise, Abrechnungen oder Unterlagen im Posteingang zu sortieren. - Lead-Reaktivierung
Frühere Kontakte werden zu passenden Anlässen erneut angesprochen. Sinnvoll für Bestände mit vielen Kontakten, die länger keine Ansprache erhalten haben. - KI-Beratung
Gemeinsame Analyse Ihrer Abläufe, um die wirkungsvollsten Automatisierungen zu bestimmen. Sinnvoll vor dem Start, wenn noch nicht klar ist, welche Abläufe sich zuerst lohnen.
Wie die Bestandteile ineinandergreifen
- Telefonassistent und Chatbot sind die beiden Eingangskanäle und erfassen Anliegen nach demselben Schema.
- Die Leadqualifizierung ordnet diese Anliegen ein, sodass das CRM nicht nur Daten, sondern eine Einschätzung erhält.
- Aus dem CRM-Eintrag lösen Terminprozesse und Follow-up automatisch passende Schritte aus.
- Die Workflow-Automatisierung verbindet diese Schritte mit Aufgaben und Benachrichtigungen für Ihr Team.
- Die laufende Optimierung stellt sicher, dass alle Bestandteile auf Basis realer Erfahrungen verbessert werden.
- Weil beide Eingangskanäle dasselbe Schema nutzen, sind Auswertung und Zuordnung im CRM einheitlich. Kein Anliegen hängt davon ab, über welchen Weg es eingegangen ist.
- Die Regeln für Weiterleitung und Eskalation gelten kanalübergreifend. Dringende Themen, etwa Notfälle in einer Verwaltung, werden unabhängig vom Eingangsweg an die richtige Person geleitet.
Vom Erstgespräch zur Umsetzung
Analyse
Wir erfassen Ihre Abläufe, Kanäle und Systeme und bestimmen die wirkungsvollsten Ansatzpunkte. Dazu zählen Telefonzeiten, Standardfragen, Zuständigkeiten und die Stellen, an denen heute Informationen verloren gehen.
Angebot
Sie erhalten ein individuelles Angebot für Einrichtung und laufende Betreuung. Das Angebot trennt Einrichtung und monatliche Betreuung und beschreibt, welche Kanäle und Abläufe zum Start gehören.
Einrichtung
Assistenten, Regeln, Termin- und Follow-up-Logik sowie CRM-Anbindung werden konfiguriert. Wir legen gemeinsam fest, was die Assistenten sagen dürfen, wann sie weiterleiten und welche Daten sie erfassen.
Test und Schulung
Wir testen mit realistischen Fällen und weisen Ihr Team ein. Im Test prüfen wir auch ungewöhnliche Anliegen, damit Übergaben und Hinweise im Alltag zuverlässig funktionieren.
Betrieb und Optimierung
Die Abläufe laufen im Alltag, wir werten gemeinsam aus und passen Regeln und Texte an. Gespräche, Anfragen und Rückmeldungen Ihres Teams zeigen, welche Regeln nachgeschärft werden sollten.
Maklerbüro mit kleinem Team
Beispielszenario ohne reale Kundenangaben: Ein kleines Maklerbüro verpasst regelmäßig Anrufe während Besichtigungen und pflegt Kontakte manuell. Das Team möchte erreichbar bleiben und Kontakte nicht mehr manuell pflegen, ohne zusätzliches Personal einzustellen.
Hypothetisches Beispiel zur Veranschaulichung, kein Kundenprojekt und kein Ergebnisversprechen.
- Der Telefonassistent nimmt Anrufe an und erfasst Anliegen strukturiert.
- Der Chatbot auf der Website beantwortet Standardfragen und sammelt Kontaktdaten.
- Alle Anliegen landen eingeordnet im CRM, Terminwünsche werden vorbereitet.
- Das Follow-up erinnert automatisch an Rückrufe und Nachfragen.
- Termine für Besichtigungen werden bestätigt und erinnert, Absagen werden im CRM festgehalten.
- Nach einigen Wochen werden Regeln und Texte anhand der Erfahrungen angepasst.
Kombinierbar mit
Fragen zu FotoEstate AI Office
Was kostet FotoEstate AI Office?
Als Preisorientierung: 299–999 € netto pro Monat zuzüglich individueller Einrichtung, abhängig von Umfang und Systemen. Der endgültige Preis wird nach einem Vorgespräch im individuellen Angebot festgelegt.
Muss ich alle Bestandteile nutzen?
Nein. Viele starten mit einem Telefonassistenten oder Chatbot und ergänzen CRM, Termine und Follow-up später. Wir bauen gemeinsam einen sinnvollen Einstieg.
Wissen Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja. Der Assistent weist zu Beginn darauf hin. Auf Wunsch kann Anrufern jederzeit ein Mensch angeboten werden.
Mit welchen Systemen funktioniert das?
Wir stimmen die Anbindung individuell auf Ihre Systeme ab. Im Vorgespräch klären wir, welche Verbindungen sinnvoll und möglich sind.
Was passiert bei Anliegen, die der Assistent nicht kennt?
Er gibt keine erfundenen Auskünfte, sondern nimmt das Anliegen auf und leitet es an Ihr Team weiter. Kritische Themen leiten wir nach Ihren Regeln sofort um.
Wie wird der Datenschutz berücksichtigt?
Wir gestalten Datenerfassung datensparsam und stimmen Hinweise mit Ihnen ab. Die rechtliche Prüfung, etwa zu Aufzeichnung, liegt bei Ihnen beziehungsweise Ihrer Datenschutzberatung.
Was bedeutet laufende Optimierung?
Wir prüfen regelmäßig Gespräche, Anfragen und Abläufe, erkennen Schwachstellen und passen Regeln, Texte und Automatisierungen an.
Wie unterscheidet sich AI Office von Smart Listing?
Smart Listing ist objektbezogen und kombiniert Medien mit einer Interessentenstrecke. AI Office ist ein objektunabhängiges Backoffice für alle Anfragen und Prozesse Ihres Unternehmens.
Können wir mit einem einzelnen Baustein beginnen?
Ja. Ein Einstieg mit Telefonassistent, Chatbot oder CRM-Automatisierung ist möglich. Weitere Bausteine ergänzen wir, wenn sich die Abläufe bewährt haben.
Entlasten Sie Ihr Team von Routine
Fordern Sie ein unverbindliches Angebot an. Wir richten Ihr digitales Backoffice individuell abgestimmt auf Ihre Systeme ein.