In sechs Schritten vom Erstgespräch zum laufenden Prozess
Klare Schritte, klare Rollen, klare Entscheidungspunkte: Sie wissen jederzeit, was als Nächstes passiert, was wir brauchen und was dabei herauskommt.
Was in jeder Phase passiert
Sechs Schritte – mit Ziel, Beitrag beider Seiten und einem klaren Ergebnis.
Erstgespräch
Wir lernen Ihr Unternehmen, Ihr Team und Ihre größten Zeitfresser kennen. Unverbindlich, ohne Vorbereitung Ihrerseits.
- Ziel
- Gegenseitiges Kennenlernen und Einordnung, ob und wo Automatisierung bei Ihnen Sinn ergibt.
- Ihr Beitrag
- Schildern Sie Ihr Geschäft, Ihr Team und typische Engpässe. Eine Ansprechperson mit Überblick genügt.
- Unser Beitrag
- Wir stellen Fragen, ordnen ein und sagen ehrlich, wenn ein Vorhaben sich nicht lohnt.
- Ergebnis
- Klarheit über sinnvolle nächste Schritte – oder die Entscheidung, es zu lassen.
Prozessanalyse
Wir nehmen die tatsächlichen Abläufe auf: Wer macht was, mit welchen Systemen, an welchen Stellen entstehen Medienbrüche?
- Ziel
- Die Abläufe so verstehen, wie sie wirklich laufen – nicht wie sie im Handbuch stehen.
- Ihr Beitrag
- Ein bis zwei Mitarbeitende zeigen den Ablauf an Beispielen (Anfrage, Exposé, Schadensmeldung …).
- Unser Beitrag
- Wir dokumentieren Schritte, Systeme, Datenflüsse und Ausnahmen und markieren Datenschutz-Berührungspunkte.
- Ergebnis
- Eine Prozesslandkarte mit den auffälligsten Medienbrüchen.
Automatisierungskonzept
Sie erhalten eine priorisierte Liste mit Aufwand, Nutzen, Datenschutz-Fragen und einem Vorschlag für ein Pilotprojekt.
- Ziel
- Entscheiden, was zuerst automatisiert wird – und was bewusst nicht.
- Ihr Beitrag
- Sie bewerten Prioritäten, bringen Datenschutzbeauftragte und ggf. den Betriebsrat ein.
- Unser Beitrag
- Wir schätzen Aufwand und Nutzen, skizzieren die Architektur und empfehlen einen überschaubaren Piloten.
- Ergebnis
- Ein schriftliches Konzept mit Pilotvorschlag, Rollen, Freigaben und offenen Fragen.
Technische Umsetzung
Wir bauen den Piloten in Ihrer Systemlandschaft, mit Freigabepunkten und Protokollierung.
- Ziel
- Den Piloten in Ihrer Systemumgebung lauffähig machen.
- Ihr Beitrag
- Zugänge und Berechtigungen bereitstellen, Texte und Regeln fachlich freigeben.
- Unser Beitrag
- Wir konfigurieren bzw. entwickeln, binden Systeme an und richten Protokollierung und Fehlerbenachrichtigung ein.
- Ergebnis
- Ein getesteter Ablauf mit definierten Übergaben an Menschen.
Testphase
Der Ablauf läuft zunächst unter Aufsicht: Ihr Team prüft Ergebnisse, wir justieren Regeln, Texte und Übergaben.
- Ziel
- Sicherstellen, dass der Ablauf im Alltag trägt.
- Ihr Beitrag
- Das Team prüft Ergebnisse und meldet Abweichungen; kritische Schritte bleiben zunächst freigabepflichtig.
- Unser Beitrag
- Wir werten Fälle aus, justieren Regeln und Formulierungen und dokumentieren Grenzen.
- Ergebnis
- Ein Go/No-Go auf Basis echter Fälle.
Optimierung und Betreuung
Nach dem Start beobachten wir Fehlerfälle, passen an und prüfen, ob weitere Prozesse sinnvoll sind.
- Ziel
- Den Betrieb stabil halten und gezielt erweitern.
- Ihr Beitrag
- Rückmeldungen aus dem Alltag geben und über Erweiterungen entscheiden.
- Unser Beitrag
- Wir überwachen Fehler, pflegen Anbindungen bei Änderungen der Fremdsysteme und schlagen nächste Schritte vor.
- Ergebnis
- Ein laufender Prozess, der mit Ihrem Geschäft mitwächst.
Starten Sie mit einem unverbindlichen Erstgespräch
Wir klären gemeinsam, ob und wo Automatisierung bei Ihnen Sinn ergibt – ohne Verpflichtung.